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增强社会档案意识实现档案价值最大化

来源:网络整理 作者:华侨时报 发布时间:2018-06-11
摘要:增强社会档案意识实现档案价值最大化 今年6月9日是国际档案理事会确定的第11个国际档案日。为深入学习宣传贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,庆祝改革开

增强社会档案意识实现档案价值最大化

    今年6月9日是国际档案理事会确定的第11个国际档案日。为深入学习宣传贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神,庆祝改革开放40周年,增强公众社会档案意识,宣传档案工作价值,今年国际档案日宣传主题为“档案见证改革开放”。

  自2013年以来,烟台市档案局抓住“6·9国际档案日”这一重要时间节点,围绕主题,面向社会,充分利用广播、电视、网络等媒介,通过悬挂宣传横幅、组织讲座、举办展览、摆放刊板、发放宣传资料等形式,推动档案宣传进广场、进社区、进校园、进单位,在全市范围内开展宣传档案和档案工作,普及档案知识,提高社会档案意识,不断优化档案工作发展环境,提高档案利用率,为档案工作“三个体系”建设起到了很好的促进作用,履行了为党管档,为国守史,为民服务的工作宗旨。为更好地做好今年的国际档案日宣传工作,使更多的人了解什么是国际档案日?为什么设立国际档案日?《世界记忆名录》真的是联合国教科文组织“三大名录”之一吗?入选《世界记忆名录》的中国十大档案是哪些?接下来,我们为您一一揭晓。



  一、国际档案理事会与国际档案日



  1948年6月9-11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程中指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

  国际档案大会是国际档案理事会的最高权力机关,每四年举行一次,是国际档案界最高层次、最大规模和最高水平的集学术研究业务交流和会务决策于一体的综合性会议。通常以当前各国档案工作共同面临的重大问题作为中心议题进行讨论与交流。“国际档案日”是由国际档案理事会(InternationalCouncilonArchives,简称ICA)设立的,ICA是档案界的最高专业组织,宗旨是加强世界范围内档案机构的合作,共同致力于档案资源的保护和开发利用。

  ICA设立国际档案日并确定其具体时间经历了数年过程。

  2004年,维也纳第15届国际档案大会曾提出议案呼吁联合国成立“国际档案日”,当时有2000名与会者赞成该提议。

  2005年,在巴黎召开的第33届联合国大会宣布将10月27日定为“世界声像遗产日”。这项决定有助于提升公众对声像档案价值的认识,也进一步凸显出设立国际档案日的必要性。

  2007年,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将其成立日6月9日定为“国际档案日”。该项决定最终被ICA 执行委员会通过并在档案界推行。从此,档案与档案人便有了属于自己的节日。



  二、设立国际档案日的意义



  追根溯源,国际档案工作迄今已经有65年的历史。档案作为保护、研究和展示人类历史文化遗产和人类环境物证的文化教育和传播载体,是一个国家、一个民族传承和展示文明成就和发展水平的重要窗口。档案在保护、研究和展示民族无形遗产,传承和弘扬民族优秀文化传统,普及科学文化知识,提高人民群众科学文化素养和思想道德水平,促进社会主义精神文明、物质文明、政治文明和生态文明建设等方面具有独特的不可替代的作用。保护和传承人类历史文化无形遗产,是人类的共同历史使命。

  公众往往对于档案的印象是模糊的:他们时常会将档案馆与图书馆混淆,认为档案是仅供内部使用的保密资料,档案文献只是历史学家们所关注的范畴。这些对档案工作的“偏见”,会对那些手中握有对档案机构人力和财力支配权的管理者和行政者造成不利影响。因此,为了扭转并纠正外界对档案部门的误读,设立“国际档案日”就愈发重要且必要。在6月9日当天,全世界各地的档案部门和机构都利用这一绝佳时机来一齐“发声”,宣传档案及档案工作的重要性,让公众进一步了解档案行业,近距离接触看似神秘的档案工作。

  ICA设立国际档案日主要有两点原因。一是ICA为了推动社会公众认识档案和关注档案事业。二是ICA为了加强自身宣传,增强档案专业及档案专业组织的国际影响。ICA选择自身的成立日作为国际档案日,既可纪念自身的成立时间,又能让这一特定时间具有更重要的标识意义和更普遍的国际影响。

  ICA明确提出设立国际档案日的目标包括五点:(1)通过宣传教育,提升社会公众的档案意识,让其了解档案对个人切身利益和社会的长远价值。(2)档案高级决策者通过制订档案政策,更大程度地发挥档案在社会良治以及和谐发展中的作用。(3)教育公共部门和私人机构,让其认识到档案长期保管和有效利用的必要性。(4)着重宣传特色档案、重要档案和孤本档案。(5)借助展览使文件和档案的表达形式更直观,增强可视化效果。

  设立“国际档案日”的意义表现在很多方面。既能推动各国档案事业的发展,也能使各国执政者相信有效的档案保管是优化政府管理、提高执政透明度、明确责任的前提,还能帮助公众了解档案保管是积累国家和社会记忆的重要手段,促进他们广泛利用档案。此外,设立国际档案日有助于档案馆、档案人员乃至档案专业树立良好的公众形象。对于那些没有设立“国家档案日”的国家来说,国际档案日可为其提供开展档案宣传和增强社会档案意识的契机;而对那些已经有“国家档案日”的国家来说,国际档案日也能为其创造强化档案宣传和不断促进档案事业发展的更多机会。

  国际档案日作为世界档案界一个盛大节日,为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机,有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位。鼓励新的用户和扩大用户基础,改变档案部门和档案专业的形象,让档案界发挥出它最充分的意义,从而建立起更大的信心和与社会的互动。



  三、中国国际档案日



  2011年6月9日,“国际档案日”当天,国家档案局主办,中国档案报承办了“数字时代的档案宣传”国际研讨会。根据全国档案局长馆长会议精神,从2013年开始,将每年的6月9日即“国际档案日”作为各级档案部门集中开展档案宣传的活动日。2013年以来我国国际档案日历年主题◆2013档案在你身边◆2014走进档案◆2015档案与你相伴◆2016档案与民生◆2017档案———我们共同的记忆◆2018档案见证改革开放



  四、世界记忆工程与《世界记忆名录》



  (一)什么是世界记忆工程

  世界记忆是以文献形式记载下来的世界各族人民的集体记忆,也是世界文化遗产的重要组成部分,然而,由于自然灾难、人为破坏、战争掠夺或其他原因,许多民族的文献遗产正处于极度濒危状态,令人遗憾的是,有太多的文献遗产已经永远消失了,提高保护文献遗产的危机意识,刻不容缓!

  1992年,时任联合国教科文组织总干事的费德里科·马约尔作出了一个明智的决定:继1972年世界遗产项目对自然和文化遗产进行保护成效显著后,还需在世界范围内发起人们对图书馆、档案馆和博物馆中的文献遗产进行保护,“世界记忆工程”项目应运而生。

  该项目旨在唤起人们对世界范围内濒危、散失或正在遭受厄运的文献遗产的关注。通过建立《世界记忆名录》、授予标识等方式,向政府和民众宣传保护珍贵文献遗产的重要性,同时鼓励通过国际合作和使用最佳技术手段等,对上述文献遗产开展有效保护和抢救,进而促进人类文献遗产的广泛利用。

  (二)什么是世界记忆名录

  1997年起,世界记忆工程设立《世界记忆名录》,每两年评选一次。由“世界记忆工程”秘书处进行保管,并通过互联网对外公布。该名录与《世界遗产名录》《世界非物质文化遗产名录》并称为联合国教科文组织“三大名录”。

  迄今为止,在被列入“世界记忆名录”的346份文献和文献集合中,来自中国的已达到11份。(三)入选《世界记忆名录》的中国11大档案1.中国传统音乐声音档案(1997年入选)2.清内务府档案(1999年入选)3.古纳西东巴文字手稿(2003年入选)4.清代科举考试金榜(2005年入选)5.清代样式雷档案(2007年入选)6.本草纲目(2011年入选)7.黄帝内经(2011年入选)8.侨批档案(2013年入选)9.西藏元代官方档案(2013年入选)10.南京大屠杀档案(2015年入选)11.甲骨文(2017年入选)



  五、档案的相关知识



  (一)档案的起源“档案”一词最早出自清代杨宾的《柳边纪略》一书。

  在原始社会里,人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展,为适应复杂的社会生产和生活,人们创造了“结绳”、“刻契”等记事方法。结绳与刻契可以说就是档案最早的起源。

  我国目前最古老的档案是甲骨档案。河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞。

  后期还有青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案,以及今天所看到最多的纸质档案。近百年来,由于科技的发展,档案的形式日渐增多,出现了大量的照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。

  (二)中国档案名称的变化

  我国的档案有着悠久的历史,但“档案”一词的称谓,则是较晚才出现。档案在商代称为“册”,周代称为“中”,秦代称为“典籍”,汉魏以后称为“文书”“文案”,唐宋以后称为“文卷”“案卷”“案牍”,清代称为“档子”“档案”。

  (三)档案工作者为何被称为“兰台人”?

  兰台,汉代宫内的档案库房,用以收藏地图、户籍等档案及图书,由御史中丞掌管,后世称御史为兰台,并派官员充任兰台令史。东汉时,班固为兰台令史,受诏撰史,后世亦称史官为兰台。至唐高宗,改秘书省为兰台。

  经过两千多年的演变,“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也被称为“兰台人”。

  (四)档案的种类

  根据档案的不同属性和科学管理的需要,可以将档案划分为不同的种类。比如:按来源可分为国家机关档案、企业档案、名人档案等;按内容可分为行政档案、诉讼档案、科学技术档案等;按记录方式可分为文字档案、图形档案、音像档案;按时间可分为古代档案、近代档案和现代档案;按所有权可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。

  目前在我国,通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。

  (五)档案的作用

  概括地讲,档案的作用有两个方面,一是凭证作用;二是参考作用。对于一个具体单位或个人,档案的作用体现在以下方面:

  1.档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映。

  2.档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具。

  3.档案是一个单位规范管理的基础。

  4.档案是我们积累和传播知识的重要载体。

  5.档案是一个单位或个人建立信用,在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系,获得发展最有力的工具。

  档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆,传承文明的重要载体,是“今世可以知古,后世可以知今”的重要素材。

  (六)档案工作的基本内容

  通常所说的档案工作,是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作,即用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项事业服务的工作。

  它的基本内容包括以下几项:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。(七)档案的保管期限档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

  (八)文书档案知多少

  文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。永久保管的文书档案主要包括:

  1.本机关制定的法规政策性文件材料。

  2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

  3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

  4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等。

  5.本机关机构演变、人事任免等文件材料。

  6.本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

  7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

  8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

  (九)电子文件及归档

  我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)将电子文件定义为:“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”

  现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案部门归档保存。

  (十)档案的利用方式有哪些

  一是提供档案原件,可以设立专门的阅览室,也可以根据规定将原件外借。

  二是提供档案复制件,包括制发档案复制品,提供缩微胶卷(片),出版或印发档案文件汇编,在报刊上公布档案,举办档案展览。

  三是根据馆(室)藏档案内容制发档案证明,解答利用者咨询,编写档案参考资料,参与编史修志和撰写科研文章。

  (十一)什么是文件材料预立卷

  预立卷是指各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律,参照归档范围,预先编制文件材料预立卷类目。然后将办理完毕的文件根据文件材料预立卷类目分类存放。

  开展良好的文件材料预立卷工作,能保证归档文件材料的齐全、完整、准确。从档案的“三率”,即归档率、完整率、合格率来看,档案的齐全、完整、准确和系统状况,基本上是由文件材料形成、积累状况确定下来的。

  一个单位的预立卷类目一般来说应包括以下几类:

  1.本单位工作计划、工作总结、大事记、党政会议记录等。

  2.上级来文(办文随同归档)。

  3.本单位发文。

  4.由本单位业务产生的文件材料。

  (十二)档案的寄存

  档案的寄存,是公民个人或者集体组织委托档案馆代为保管档案的一种形式。寄存档案只是寄存人将该档案的占有权暂时交给档案馆,档案的所有权并未发生转移,不管其寄存时间长短,所有权仍属于寄存者。

  (十三)档案有关术语

  档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

  档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。档案工作是指管理档案和档案事业的活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

  档案学是指研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。

  文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。

  科学技术档案是指反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

  专业档案是指反映专门领域活动的档案。

  音像档案是指记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。

  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

  文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

  电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

  归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

  原件是指最初产生的区别于复制件的原始文件。

  复制件是指与原件内容相同的复制品。

  文稿是指文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

  手稿是指由作者用手写或打字等方式制作的原稿。

  文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本,各种文字文本等。

  文种是指按性质和用途确定的文件种类的名称。

  正本是指有规范格式和生效标志的正式文本。

  副本是指再现正本内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。

  收集是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

  接收是指档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。

  征集是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。

  归档是指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

  移交是指档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。

  档案鉴定是指判定档案真伪和价值的过程。

  保管期限是指对档案划定的存留年限。

  保管期限表是指规定档案保管期限的文件。

  销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

  销毁清册是指登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

  档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

  来源原则是指把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

  档案实体分类是指根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。

  立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

  案卷是指由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

  立卷是指将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表是指卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。

  档号是指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。李杰 王利娜 整理



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